عقد كل من السكرتير الثاني لسفارة اليابانية في القاهرة أتسوشي ماتسوو ومعه مدير مركز الإعلام والثقافة في السفارة كوغي كانيكو الاجتماع التنسيقي المبدئي لمشاركة اللاعبين المصريين من متحدي الإعاقة في دورة طوكيو مع رئيس اللجنة البارالمبية الدكتورة حياة خطاب فى حضور أمين صندوق اللجنة وخبير الاستراتيجيات العالمي المعروف الدكتور أحمد أدم وعضو اللجنة إبراهيم أمين والمدير التنفيذي للجنة البارالمبية المصرية اللواء أحمد طه .
ووعدت رئيس اللجنة البارالمبية المصرية الدكتورة حياة خطاب، ممثلي السفارة بالتزام اللجنة بالتعاون مع إدارة اللجنة المنظمة للبطولة من الإجراءات المالية والإدارية والتزام اللاعبين بالقواعد التنظيمية للبطولة كما هو معروف عن اللاعبين المصريين بالتزامهم التام داخل وخارج القرية الأولمبي، كما استعرضت الدكتورة حياة خطاب، تاريخ مصر المشرف في الدورات السابقة ونتائجها المميزة، وقد أفاد ممثلا السفير الياباني بأن اللجنة المنظمة اعتمدت شعار البطولة وتم تجهيز المدينة لاستخدامات المعاقين وتم تفادي سلبيات أية دورة سابقة حيث نظمت اليابان في عام 1964دورة الألعاب التي شارك فيها 5100 لاعب كما أفاد بأن فترة البطولة هي أشد شهور العام من حيث الحرارة، وفي النهاية تمني التوفيق للاعبين المصريين.